Kesko SpeakUp på koncernnivå
2. Rapporteringskanalen Kesko SpeakUp (på koncernnivå) och vilka ärenden som kan rapporteras till Kesko SpeakUp
Du kan anmäla misstänkta oegentligheter, överträdelser eller problem. Kesko SpeakUp kan också användas för misstänkta ageranden i strid med aktiemarknadsrätt m.m. Notera dock att rapporteringskanalen inte är avsedd för att ta emot rapporter om akuta ärenden rörande säkerhetsrisker eller liknande.
Kesko SpeakUp är inte heller avsedd att användas av kunder för synpunkter rörande kundupplevelser och sådana ärenden kommer heller inte att hanteras via rapporteringskanalen. Kunder har istället möjlighet att lämna synpunkter via följande länk: Kundtjänst
Rapportering av medvetet felaktiga påståenden om brottsliga handlingar eller överträdelser är inte tillåtet och kan medföra legala påföljder.
2.1 Vem kommer utreda en rapport?
Rapporteringskanalen Kesko SpeakUp tillhandahålls av People InTouch, som är ett oberoende bolag. Det patenterade rapporteringssystemet SpeakUp® används, utöver av Kesko, även av flertalet andra välkända företag.
Personalen på People InTouch kommer behandla meddelanden skickade via rapporteringskanalen och vid behov ombesörja översättning av en rapport. People InTouch är strikt bundna av konfidentialitet. Det är inte möjligt för Kesko att efterforska IP-adresser eller annan identifierande information relaterad till en rapport.
Rapporter skickade genom rapporteringskanalen utreds av Keskos compliance- och etikgrupp och chefen för compliance- och etikgruppen. Under en utredning kan andra experter och företrädare behöva inkluderas.
2.2 Hur säkerställs konfidentialitet?
Alla rapporter utreds under full konfidentialitet.
Även om andra experter kan behöva inkluderas i en utredning, så avslöjas identiteten för den rapporterande personen som huvudregel inte. Endast om det krävs för utredningen kan identiteten röjas. I vissa fall, särskilt vad avser HR-relaterade utredningar, är det inte möjligt att utreda en rapport utan att röja den rapporterande personens identitet för andra experter och företrädare.
Kesko garanterar att det kommer skydda de som i god tro gjort en rapport och att den rapporterande personen inte kommer utsättas för några repressalier på grund av en rapport. Kesko följer all gällande lagstiftning, även vad avser utredning av rapporter och skydd för rapporterande personer. Ytterligare information om Keskos ställningstagande avseende motverkande av trakasserier finns att läsa i Keskos Värdegrundspolicy.
Rapporter kan också göras anonymt. Det är dock möjligt att ytterligare information kan behöva lämnas av den rapporterande personen för att genomföra en utredning. Om rapporten är anonym och den rapporterande personen inte svarar på kompletterande frågor som skickats via rapporteringskanalens anonyma funktion, kan det vara omöjligt att slutföra en utredning.
2.3 Hur görs en rapport via rapporteringskanalen?
Du kan lämna en rapport antingen via telefon eller via webtjänst. Oavsett vilket alternativ du väljer så rekommenderar vi att du skriver ner informationen du vill rapportera innan du lämnar det till oss, för att göra informationen så fullständig och klar som möjligt. Det är av stor betydelse att all information som är nödvändig och relevant för utredningen lämnas. Det spelar ingen roll vilket språk du gör rapporten på, eftersom den översätts genom systemet när så behövs. Du kan därför fritt välja vilket språk du vill lämna rapporten på. Detta gäller dock inte för den lokala rapporteringskanalen, se mer om den lokala kanalen under avsnitt 3.
För att lämna rapport via telefon, ring följande nummer: 020-798813
För att lämna rapport via webtjänst, gå till: www.speakupfeedback.eu/web/heye3r/se
Du kommer ombes av lämna följande kod: 54515
Du kommer att få ett sexsiffrigt ärendenummer. Det är viktigt att du skriver ner detta. Ärendenumret kommer möjliggöra att du senare kan återkomma till den rapport du lämnat eller lyssna till eller läsa återkoppling i ärendet från Kesko.
Om du lämnar rapporten via telefon ska du tala in informationen efter pipet. Det underlättar om du talar så tydligt som möjligt när du lämnar information via telefon. När du är klar, lägg på luren.
Om du lämnar rapporten via webtjänsten kan du enkelt copy/paste den information du förberett. När du skrivit all information du vill lämna, tryck på knappen ”skicka”. Ett fönster kommer sedan att visas, där ärendenumret och den information du lämnat i rapporten går att läsa. Du har då möjlighet att skriva ut rapporten om du önskar. Det är också möjligt att bifoga relevanta dokument eller annat i rapporten.
Du kan också skicka en rapport via post till
Kesko Oyj
Lakiasiat, Compliance & Ethics -toiminnon johtaja
PL 1
00016 KESKO, Finland
Det är också möjligt att be att få träffa compliancegruppen för att diskutera en rapport genom att ringa +358 10 5311. Ett sådant möte kommer organiseras så snart möjligt och det som sägs på mötet kommer att behandlas konfidentiellt.
2.4 När får jag återkoppling på min rapport?
Du kommer att få återkoppling från Kesko inom en vecka från att du lämnat rapporten, om du inte lämnat besked att du inte önskar någon återkoppling. När utredningen är slutförd, eller senast inom tre månader från rapporten, kommer Kesko också återkoppla om resultatet av utredningen. Om utredningen inte kunnat slutföras inom den tiden kommer du får besked om status på utredningen. Om du lämnat rapporten via telefon kommer återkopplingen även ske via telefon. Om du lämnat rapporten via webtjänst eller e-mail kommer återkopplingen också ske via webtjänsten eller e-mail.